Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) 

Der Bundesrat hat am 22. März 2024 nach einem langen Gesetzgebungsverfahren dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. 

Obwohl von den ursprünglich geplanten Maßnahmen nicht alles umgesetzt wurde, ist eine wichtige Maßnahme im nun verabschiedeten Wachstumschancengesetz die Umsetzung der elektronischen Rechnung. Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. 

Was Sie bei der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) künftig beachten müssen, haben wir für Sie kompakt zusammengestellt. 

Was ändert sich für Sie?

Zunächst einmal wird ab 01.01.2025 zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden:

-  Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine  elektronische Verarbeitung ermöglicht.

-  Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format wie z.B. PDF-Rechnungen übermittelt werden.

Für wen gilt die Neuregelung?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), sofern der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig ist. Ansässigkeit im Inland erfordert einen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland.

Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, wären nach derzeitigem Stand künftig auch z.B. Vermieter betroffen, die mittels Option (§ 9 UStG) steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Bisher konnte z.B. der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 01.01.2025.

Allerdings hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

-  Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

-  Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich; zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 EUR hat.

-  Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab 01.01.2025. Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt und E-Rechnungen übermittelt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.

Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter oder Ärzte) müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können. Das wird auch für Betreiber von PV-Anlagen gelten, unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht.

Ausnahmen von der Verpflichtung

Nicht in jedem Fall ist eine E-Rechnung im o.g. Sinne verpflichtend. So können z. B. Klein-betragsrechnungen bis 250 € weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise. 

Fragen?

Bei Fragen zu elektronischen Rechnungen und den Systemvoraussetzungen sprechen Sie uns gerne an.